Welcome to Austria: Panduan dari Penerimaan sampai Tiba di Austria

Gambar 1. The landscape of Austria (sumber: https://wallpapersafari.com) — Gambar 1. *The landscape of Austria* (sumber: https://wallpapersafari.com)

Hallo, wilkommen in Osterreich! Ich heisse Arief Purnama Muharram (Arief). Saya ucapkan selamat bagi teman-teman yang dinyatakan telah diterima di institusi pendidikan tinggi di Austria dengan skema beasiswa Ernst Mach Grant (EMG) – ASEA-UNINET. Teman-teman baru saja akan menempuh babak kehidupan baru yang lebih menyenangkan sekaligus menantang. Situs ini bertujuan untuk menyediakan panduan bagi teman-teman mengenai langkah selanjutnya yang harus dilakukan sejak pertama kali dinyatakan diterima hingga ketibaan pertama kali di Austria. Walaupun demikian, sebagian dari informasi pada situs ini juga dapat digunakan bagi teman-teman yang diterima di institusi pendidikan tinggi di Austria melalui skema beasiswa lain (misal, LPDP, Erasmus Mundus) ataupun self-funded.

Checklist Setelah Dinyatakan Diterima Beasiswa

Bagi sebagian besar teman-teman, mungkin pertanyaan yang pertama kali terlintas di kepala setelah dinyatakan diterima beasiswa adalah “apa yang harus saya lakukan setelah ini?” Untuk menjawab pertanyaan tersebut, bagian ini akan menguraikan checklist hal-hal apa saja yang perlu dilakukan setelah dinyatakan diterima beasiswa. Pada dasarnya, checklist ini bertujuan untuk mempersiapkan proses admisi formal ke institusi pendidikan tinggi di Austria dan proses keberangkatan ke Austria.

Perlu diperhatikan bahwa proses-proses persiapan ini akan memerlukan waktu yang cukup panjang (2-3 bulan), sehingga penting untuk melakukan serangkaian proses ini dengan segera agar tetap sesuai dengan timeline pribadi dan akademik teman-teman. Berdasarkan informasi yang saya peroleh dari EMG and IASP Information Session webinar tahun 2025, timeline proses dapat dibagi menjadi dua: proses admisi ke institusi pendidikan tinggi dan proses persiapan keberangkatan (izin tinggal dan visa). Kedua proses tersebut dapat berjalan secara paralel agar lebih efisien secara waktu (Gambar 2). Oleh karena itu, checklist pada bagian ini saya bagi menjadi dua, yaitu checklist proses admisi dan checklist proses keberangkatan.

Gambar 2. Informasi timeline dari EMG and IASP Information Session webinar 2025 — Gambar 2. Informasi *timeline* dari *EMG and IASP Information Session webinar 2025*

Checklist Proses Admisi

Menandatangani dan mengirimkan surat konfirmasi penerimaan beasiswa ke email OeAD (khusus EMG awardee)
Melakukan apostil dokumen akademik yang dibutuhkan (misal, ijazah dan transkrip akademik)
Melakukan proses admisi ke institusi pendidikan tinggi
Mendapatkan LoA

Checklist Proses Keberangkatan

Catatan Pengalaman Pribadi

Proses admisi institusi pendidikan tinggi, berikut dengan kelengkapan dokumennya, berbeda-beda setiap institusinya. Silakan merujuk ke prosedur di masing-masing institusi pendidikan tinggi teman-teman.
Untuk memudahkan proses administrasi di kemudian hari, sangat disarankan sudah menggunakan akta kelahiran dengan format terbaru. Jika belum, silakan kunjungi dinas pencatatan sipil masing-masing untuk informasi lebih lanjut.
Proses pencarian akomodasi memerlukan waktu (baca: tidak instan). Pengalaman saya menggunakan OeAD Student Housing, proses dimulai dengan melakukan submisi permohonan pencarian akomodasi berdasarkan kriteria yang diinginkan. Dari proses submisi hingga penawaran akomodasi memerlukan waktu sekitar 1 minggu. Setelah kita menyetujui penawaran yang diberikan, langkah selanjutnya kita memberikan persetujuan terhadap penawaran tersebut dengan mengunggah surat pernyataan yang telah ditanda tangani. Dari proses persetujuan hingga terbit surat proof of accomodation memerlukan waktu sekitar 2 minggu. Dengan demikian, total waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses akomodasi adalah (minimum) 3 minggu.
Penting! Jika teman-teman sedari awal berniat menggunakan fasilitas OeAD Student Housing, sampaikan permohonan kita dengan men-tick checklist yang terdapat di surat konfirmasi beasiswa OeAD. Setelah itu, lakukan proses registrasi OeAD Student Housing sesuai dengan instruksi yang diberikan melalui email yang dikirimkan kemudian. Jika tidak melakukan sesuai instruksi maka teman-teman akan diperlakukan sebagai user biasa dan akan dikanakan application fee untuk pencarian di awal serta proses yang (bisa jadi) lebih panjang.
SKCK yang diterbitkan berlakuk selama 6 bulan kedepan (per aturan 2025). Dengan demikian, SKCK masih akan valid sampai dengan ketibaan di Austria.
Penting! Selalu scan setiap dokumen yang kita miliki untuk backup kita dikemudian hari.
Penting! Pada saat pengajuan izin tinggal, jangan lupa melakukan fotokopi paspor, akta lahir (dan apostilnya), dan SKCK (dan apostilnya). Pada saat pemrosesan izin tinggal, berdasarkan pengalaman saya, pihak kedutaan hanya akan melihat keaslian dokumen yang kita miliki kemudian melegalisasi dokumen fotokopinya untuk dikirimkan ke Austria. Sementara itu, dokumen aslinya akan dikembalikan ke kita.
Penting! Pada saat pengajuan izin tinggal, selalu bawa pulpen hitam karena pihak kedutaan hanya menerima penulisan dengan menggunakan tinta hitam.
Penting! Pada saat pengajuan izin tinggal, pas foto ditempelkan di kolom form yang sudah disediakan.
Tips! Dalam hal komunikasi email ke pihak kedutaan, saya selalu mengirimkan email pada saat jam kerja dimulai (~08:00 WIB). Jika teman-teman tidak memiliki waktu untuk mengirimkan waktu di jam tersebut, teman-teman bisa menuliskan email kapanpun kemudian menggunakan fitur schedule send. Saya seringkali menggunakan fitur ini dan terbukti efektif.
Tips! Jika teman-teman sedang mencari penerbangan dengan total waktu perjalanan tersingkat, Scoot bisa menjadi pilihan. Pada saat tulisan ini dibuat dan berdasarkan hasil riset saya, Scoot menjadi maskapai dengan total waktu perjalanan Jakarta-Vienna tersingkat dibandingkan dengan maskapai-maskapai lain. Scoot memiliki itenary CGK-SIN 2 jam, layover di Changi 4 jam, dan SIN-VIE 12 jam, sehingga totalnya adalah 18 jam waktu perjalanan. Tidak ada penerbangan langsung CGK-VIE.
Tips! Jika teman-teman berhadapan dengan “ketidakpastian” kapan akan berangkat, Scoot bisa jadi pilihan. Scoot memiliki add-on yaitu flexibel rescheduling yang memungkinkan kita untuk me-reschedule jadwal penerbangan kita kapanpun tanpa batasan.
Penting! Jika teman-teman adalah seorang EMG awardee dan hendak mengajukan travel reimbursement, perlu diketahui bahwa komponen yang bisa di-reimburse adalah base price. Komponen add on, termasuk tambahan bagasi maupun makanan tidak bisa di-reimburse. Jadi, bijaklah dalam memilih penerbangan teman-teman.

Checklist Setelah Kedatangan di Austria

Gambar 3. Bandara internasional Vienna di Schwechat (sumber: https://faktum.at/)

Selamat datang di Vienna International Airport! Teman-teman baru saja mendarat di bandara Internasional Vienna di Schwechat. Teman-teman sudah siap menjadi residen di Austria! Langkah selanjutnya adalah melakukan serangkaian proses administrasi yang berhubungan dengan residensi teman-teman di Austria. Berikut merupakan checklist untuk mempersiapkan teman-teman terhadap hal tersebut:

Catatan Pengalaman Pribadi

Selalu scan dokumen yang kita miliki untuk berbagai kebutuhan di masa yang akan datang.
Proses registrasi alamat harus dilakukan maksimal 3 hari sejak kedatangan di Austria.
Institusi pendidikan tinggi saya mengharuskan untuk registrasi ulang in person setelah ketibaan di Austria. Jadi, untuk bagian ini disesuaikan dengan institusi pendidikan tinggi masing-masing. Jika tidak diperlukan maka checklist ini bisa diabaikan.

Anggaran yang Harus Dipersiapkan

“Okay, ada serangkaian checklist yang harus saya lakukan. Lalu, berapa biaya yang harus saya keluarkan?” Nah, itu adalah salah satu pertanyaan yang muncul di kepala saya waktu pertama kali diterima beasiswa EMG. Pertanyaan penting mengingat ini sangat berkaitan dengan berapa dana yang harus saya persiapkan. Saya percaya bahwa beasiswa ini adalah langkah awal untuk mengakselerasi hidup ke level selanjutnya, tetapi bukan berarti tanpa “pengorbanan”. “Pengorbanan” yang saya maksudkan tersebut adalah biaya yang diperlukan untuk proses admisi dan keberangkatan ke Austria.

Sebelum saya, tidak ada informasi yang pasti mengenai berapa biaya yang diperlukan. Informasi sebelumnya hanya word of mouth dan tidak ada rincian yang jelas. Oleh karena itu, saya berinisiatif untuk membuat uraian detail berapa biaya yang diperlukan berdasarkan pengalaman pribadi sehingga bagi teman-teman akan mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai berapa biaya yang harus dipersiapkan untuk merealisasikan beasiswa ini. Gambar 4 menguraikan dengan detail biaya yang diperlukan untuk setiap komponen proses admisi dan keberangkatan ke Austria. Secara umum, biaya yang harus teman-teman persiapkan adalah (minimal) 40-45 juta rupiah (per 2025) untuk berbagai proses mulai dari admisi hingga keberangkatan. Jika teman-teman menggunakan skema beasiswa, sebagian komponen biaya ini bersifat refundable tetapi tidak saya tampilkan disini. Akan tetapi, penguraian detail ini berdasarkan pengalaman pribadi saya melalui skema beasiswa EMG. Penting untuk teman-teman tetap menyesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing.

Gambar 4. Contoh anggaran pengeluaran dari pengalaman pribadi

Frequently Asked Questions (FAQs)

Gambar 5. Trem di Austria (dokumentasi pribadi)

Selamat! Saat ini teman-teman sudah menjadi residen di Austria! Belum pernah ke Austria sebelumnya? Belum pernah ke Eropa sebelumnya? Belum tahu bagaimana caranya hidup di Austria? Tenang! Bagian ini berisikan informasi FAQ yang dapat membantu teman-teman untuk beradaptasi hidup di Austria. Selamat membaca!